Las quejas sobre reuniones demasiado frecuentes e improductivas han aumentado. Cada año, se estima que las empresas pierden $ 37 mil millones en reuniones improductivas. Y los empleados dicen que dedican 31 horas al mes a reuniones improductivas.
Se ha escrito mucho sobre las reuniones. Sin embargo, la mayor parte de los consejos dados simplemente abordan los síntomas de un problema más fundamental. No menciona, y mucho menos aborda, el problema en sí.
Tabla de Contenidos
La raíz del problema
La cuestión fundamental no es la duración o el formato de las reuniones, ni siquiera el número de reuniones en un día. El problema es mucho más profundo y sus consecuencias son mucho más profundas que las quejas y los lamentos.
La cuestión fundamental es que no estamos valorando el tiempo de nuestros compañeros, subordinados y superiores. Simplemente estamos perdiendo el tiempo el uno del otro, lo único que nunca podremos recuperar y lo único que nos impide alcanzar nuestras metas personales y profesionales.
En mi lecho de muerte, probablemente me pregunte si he usado efectivamente el tiempo que se me dio, y espero que mi respuesta no sea que desperdicié demasiado en reuniones sin sentido.
Como gerente, puede ayudar a sus empleados a sentir que su tiempo es valioso asegurándose de que no dediquen tiempo a actividades que no sean útiles. En consecuencia, los empleados que sientan que su tiempo es valioso se sentirán más apreciados y sentirán que están teniendo un mayor impacto en el negocio. También permanecerán más tiempo en la organización, trabajarán más duro para lograr sus objetivos y, de hecho, tendrán más tiempo para completar sus tareas.
No es difícil presentar un caso comercial para valorar el tiempo de sus empleados y hacerles sentir que su tiempo es valorado. Y más allá de las razones comerciales mencionadas anteriormente, hay una razón aún más importante para hacerlo, es una cuestión de respetar el indispensable recurso personal de tiempo de cada uno.
Las reuniones pueden ser más productivas
Hay un área de la vida empresarial en la que se produce la pérdida de tiempo más atroz: las reuniones.
Como organizador de reuniones, es importante empatizar con los participantes de la reunión. El organizador debe hacer esta importante pregunta: ¿cuánto de esta reunión será realmente útil para este participante individual? Cuanto más tiempo se pierda por participante, menos productiva y eficaz será una reunión.
Directrices de reunión
En Teamflow, tenemos pautas específicas para todas nuestras reuniones que tienen más de dos participantes; El propósito de estas pautas es reducir el tiempo perdido y hacer que todos sientan que su tiempo es valioso.
Propósito y agenda
Cada reunión con más de dos participantes necesita un propósito y una agenda delineada, que se envía a todos los participantes antes de que comience la reunión. Esto ayuda a informar a todos los participantes de cómo se desarrollará la reunión, lo que a su vez los prepara mentalmente para la reunión en cuestión.
Coordinador o mediador de la reunión
Cuando comienza la reunión, se designa un presidente para asegurarse de que la reunión progresa de manera ordenada, siguiendo la agenda y también abordando rápidamente cualquier punto de vista o desacuerdo diferente, a menudo sugiriendo que las partes discutan más a fondo sus puntos de vista, por separado después de la reunión. cita.
Sea selectivo con los participantes
¿Alguna vez ha estado en una reunión en la que no entendía cómo podía contribuir y sintió que no era el mejor uso de su tiempo? Una forma sencilla de hacer que una reunión sea más eficaz es reducir el número de participantes. A menudo, para algunos asistentes, una reunión puede ser reemplazada completamente por otro método de comunicación, como chats grupales o correos electrónicos de recapitulación.
En Teamflow, tenemos un límite máximo de seis participantes para cualquier reunión. Hacemos una excepción para las reuniones de manos libres y de pie. Si demasiadas personas se unen a una reunión, comenzamos sugiriendo que los participantes que no se vean directamente afectados por el tema en cuestión abandonen la reunión. Les recordamos la razón: su tiempo es demasiado valioso para estar aquí ahora mismo. A los participantes que se van primero se les pregunta si tienen algo específico que decir en relación con el tema, y se abordan sus inquietudes antes de que se vayan.
Un gran lugar para comenzar a cultivar una cultura consciente y respetuosa del tiempo personal y profesional de los demás es cambiando la forma en que se planifican y se llevan a cabo las reuniones. Con estructura, preparación y empatía, las reuniones serán más productivas y efectivas, y todos en la organización se sentirán más apreciados y valorados.
Pruebe la solución de oficina virtual preferida y comience a crear equipos más sólidos ahora mismo.
Fuente: Why So Many Meetings Are Unproductive and How to Improve Them