Las reuniones virtuales llegaron para quedarse. E independientemente del formato, en persona o virtual, aprovechar al máximo una reunión es fundamental para la empresa. Cada año se pierde un estimado de $ 37 mil millones en reuniones improductivas, y los empleados dicen que pasan 31 horas al mes en reuniones improductivas.
Incluso antes de la pandemia, la gente ya estaba reconociendo el valor de poder reunirse en línea, y permitir que las fuerzas de trabajo remotas e híbridas se conecten virtualmente ha cambiado fundamentalmente la forma en que hacemos negocios. Aprenda a aprovechar al máximo sus reuniones virtuales con esta breve guía.
Tabla de Contenidos
Nuestra guía para reuniones virtuales más efectivas
Las reuniones virtuales pueden llegar para quedarse, pero implementarlas en su lugar de trabajo no es tan simple como reemplazar todas sus reuniones en persona con equivalentes virtuales. Algunas reuniones físicas simplemente no se traducirán bien en un entorno virtual, y la fatiga de Zoom es un problema tan grande con el trabajo híbrido como lo es en una oficina física.
Llevar a cabo una reunión virtual requiere diferentes habilidades y debe comportarse de manera un poco diferente a como lo haría si estuviera en la misma sala física con sus amigos de la oficina, pero hay tácticas para facilitar el cambio: solo debe ser intencional y hacer algunas adaptaciones y tenga en cuenta los pros y los contras de reunirse en línea.
Elegir una plataforma de reuniones virtual
Durante el año pasado, parece que ha habido un lanzamiento de una nueva plataforma de video chat cada semana. Algunos de ellos son bastante elegantes, pero es importante tener en cuenta lo que necesita al momento de decidirse por una herramienta de reuniones en línea.
Asegúrese de preguntarse para qué se utilizará la plataforma y por qué. Para algunas empresas, es posible que ni siquiera se requiera una plataforma de reuniones virtuales dedicada; tal vez trabajar con documentos compartidos o herramientas de gestión de proyectos sea suficiente.
Lo más probable es que necesite al menos la funcionalidad de video y audio de su plataforma de reunión virtual (los estudios han demostrado que alrededor del 60% de la comunicación es el lenguaje corporal y el 40% es el tono de voz). Los equipos están descubriendo que eso es lo mínimo de lo que buscan en una plataforma de reuniones virtuales.
Dado que el 35% del rendimiento de un equipo se puede atribuir a la cantidad de intercambios cara a cara, tener un entorno de oficina virtual para que su equipo pueda pasar el rato podría ser lo ideal, especialmente si se encuentra en un campo altamente competitivo y colaborativo. . Zoom puede funcionar, pero los equipos de alto rendimiento están empezando a buscar más en sus entornos virtuales.
Consejos y etiqueta para reuniones virtuales
Al igual que en una reunión física, se deben observar ciertas reglas de comportamiento en sus reuniones virtuales, pero no siempre son bien conocidas debido a la novedad y la falta de familiaridad con el entorno.
Estas son algunas de las cosas clave que se deben tener en cuenta al ejecutar o participar en una reunión virtual:
Apunta a la productividad
Las reuniones deben ser lo más breves posible, pero no más breves.
– Einstein (pensamos)
Las reuniones virtuales deben tener una agenda clara y ser lo más breves posible, sin dejar de abordar todos los puntos de orden relevantes. Asegúrese de que todos los que necesitan estar allí estén allí y nadie que no necesite estarlo, y trate de mantener las reuniones entre quince y cuarenta y cinco minutos.
Sea consistente y considerado
El hecho de que todos trabajen desde casa no significa que su equipo esté esperando a que lo arrastren a una llamada sobre lo que sea de lo que necesite hablar. Trate sus reuniones virtuales como lo haría con cualquier otra reunión, prográmelas con mucha anticipación y sea coherente. No programe reuniones consecutivas. Anime a los miembros del equipo a que bloqueen el tiempo de concentración. Tu equipo te lo agradecerá y serán más productivos.
Ten tu agenda lista
Si desea que sus reuniones sean eficientes, debe tener un plan. ¡Nunca entre a una reunión sin una agenda! No tiene por qué ser sofisticado, bastará con algunas viñetas, pero tener esto en su lugar aumenta en gran medida sus posibilidades de tener una reunión productiva y asegura que no va a terminar descarrilado por cualquier otra cosa que esté sucediendo.
Una vez que tenga una agenda, le recomendamos que la establezca al comienzo de la reunión y la mencione nuevamente durante toda la reunión, si encuentra que la conversación se desvía del rumbo. Para asegurarse de que todos estén a bordo con los elementos de acción, también es útil revisar la agenda y sus conclusiones al final de la reunión.
Video encendido
Hay ocasiones en las que querrá renunciar a esta regla (algunas reuniones «sin video» pueden ser agradables, especialmente si las personas comienzan a verse un poco demacradas después de una semana desafiante), pero en general es una buena idea exigir que todos mantener su video en las reuniones. Como se mencionó en el estudio anterior, el 60% de la comunicación es el lenguaje corporal, la comunicación no verbal es fundamental para la comprensión y ya es bastante difícil leer a las personas en una reunión virtual tal cual.
Una cosa a la vez
Todos somos culpables de esto en un momento u otro, pero todos deben tratar de mantenerse lo más concentrados posible en la reunión y el tema en cuestión y resistir la tentación de atender otros trabajos mientras otros están hablando. Esta es una ventaja que tienen las reuniones en persona sobre las virtuales, y una buena razón para que sus reuniones en línea sean breves.
Pon algo de estructura en su lugar
Como cualquier reunión, una virtual puede salirse de los rieles, pero es menos probable que las reuniones que tiene en la oficina se vean interrumpidas por niños, mascotas, vecinos que cortan el césped u otras interrupciones de la vida real que son comunes en el trabajo híbrido. por lo que tener un poco de estructura adicional en su lugar puede hacer que las cosas se muevan sin problemas.
Designe un «facilitador de la reunión» claro que mantenga la reunión en marcha. Dé a todos un tiempo designado para hablar y cúmplalo. Abra la palabra después de cada tema de la agenda para que la gente pueda hablar si lo desea. Anime a los miembros del equipo a usar el botón de silencio y la función de levantar la mano. Puede parecer demasiado, pero créenos, ayuda.
Tome notas y capture los «elementos de acción», sus propietarios y las fechas de vencimiento en una sección separada. Por último, envíe las notas por correo electrónico a todos los asistentes después de la reunión y no olvide establecer un recordatorio para realizar un seguimiento posterior para asegurarse de que se completaron los elementos de acción.
Aproveche al máximo sus reuniones virtuales con Teamflow
En última instancia, incluso cuando las tendencias de la fuerza laboral cambian a un entorno híbrido y virtual, sigue siendo de vital importancia realizar reuniones virtuales efectivas, tal vez incluso más que nunca.
La herramienta de reunión virtual adecuada puede marcar una gran diferencia, y Teamflow no solo puede ayudarlo a realizar excelentes reuniones virtuales, sino que también le devuelve la sensación de estar en una oficina y facilita la espontaneidad, la cohesión del equipo y la energía colaborativa.