Todas las asociaciones, como la suya, dependen de los eventos. ¿De qué otra manera puede estar seguro de atraer nuevos miembros? Pero con muchos países aún bloqueados, ¿deberíamos cancelar todos los eventos? ¡Por supuesto no! Incluso antes de la cuarentena o el aislamiento obligatorios, los eventos virtuales han ido en aumento. Los eventos virtuales expanden su asociación de un lugar a todo el mundo.
Su asociación puede encontrar los eventos virtuales un poco confusos. Pero no te preocupes, estamos aquí para ayudarte. Esta receta de 12 piezas para eventos virtuales le dará a su asociación el evento perfecto.
Tabla de Contenidos
1. Planificar
Ningún buen evento puede suceder sin un plan. Los eventos virtuales pueden ser nuevos para su asociación, así que asegúrese de escribir metas y objetivos claros. Algunas preguntas de puntos que debe responder incluyen:
- ¿En qué se diferenciará mi evento virtual de mi evento físico?
- ¿Puede mi equipo actual organizar este evento?
- ¿Tengo las habilidades técnicas para realizar un evento en línea?
- ¿Qué quiero ganar con mi evento virtual?
¡Asegúrese de incluir a su equipo en su plan para el evento virtual para obtener sus ideas también!
2. Presupuesto del evento virtual
Además de un plan, también necesita presupuestar su dinero. Los eventos virtuales tendrán diferentes gastos a los eventos físicos. Decide de qué tamaño será el evento y planifica tu presupuesto a partir de ahí. Algunas preguntas para responder en el presupuesto de su evento virtual:
- ¿Qué tan grande será el evento?
- ¿Cobraremos por las entradas?
- ¿Cuál es nuestro presupuesto para una plataforma de eventos virtuales?
- ¿Tendremos patrocinadores para el evento?
3. Capacitación
Los eventos virtuales pueden ser nuevos para su asociación. Asegúrese de que su equipo esté debidamente capacitado en la tecnología necesaria para el evento. Intente enviar a su equipo en un par de días de capacitación para que se sientan cómodos con los eventos virtuales.
4. Comercialización
El marketing es importante para un evento virtual. ¿Cómo puede aumentar la membresía de la asociación si nadie sabe que está sucediendo? Existen algunas diferencias entre el marketing para un evento físico y el virtual. Si su evento virtual está abierto a todos, puede comercializarlo internacionalmente.
5.Haga una página web de eventos
Realiza una página web con toda la información importante para el evento virtual de tu asociación. Su página web debe indicar la fecha, la hora y los oradores de su evento. También incluya videos tutoriales y preguntas frecuentes en su plataforma de eventos virtuales. De esa manera, sus invitados pueden familiarizarse con el software antes del evento.
6. Orador invitado
Antes de que comience el evento, debe seleccionar quién hablará en él. Para que su asociación haga destacar su evento virtual, un buen orador es clave. Trate de conseguir a alguien que atraiga a los invitados y los entusiasme con el evento. Debe elegir a alguien que se alinee con los valores de su asociación.
7. Plataforma de eventos virtuales
Su plataforma de eventos virtuales es crucial para su evento. Estos serán los ojos a través de los cuales sus invitados verán el evento. Su asociación puede usar esta plataforma de eventos virtuales una vez o suscribirse.
No todas las plataformas de eventos virtuales tienen las mismas características, ¡así que investigue! Asegúrese de que el software no sea confuso para evitar problemas técnicos.
8. Funciones interactivas
Su plataforma de eventos virtuales vendrá con muchas características diferentes. Algunas características harán que el evento sea más interactivo para sus invitados. La gente extraña la interacción de los eventos físicos. Entonces, cuanto más interactivo sea su evento, más personas vendrán. Algunas características interactivas incluyen:
- Mesas virtuales
- Planos de piso personalizables
- Votación
- Salas de descanso
9. Soporte técnico
El soporte técnico es vital para el evento virtual de su asociación. Si usted o sus invitados experimentan algún problema técnico, arruinará el evento. Debe seleccionar una plataforma de eventos virtuales con un buen soporte de productos. Si su evento tiene lugar a nivel mundial, no olvide las diferentes zonas horarias. Una plataforma de eventos virtuales con soporte 24/7 es lo mejor para un evento internacional.
10. Diversión
Incluso con toda nuestra planificación, a veces las cosas pueden salir mal. ¡Pero el objetivo principal del evento virtual de su asociación es divertirse ! Si sus invitados se sienten a gusto y hay un buen ambiente, se darán cuenta de esto.
11. Encuesta posterior al evento
¡Adelante y hacia arriba! Asegúrese de que el próximo evento virtual de su asociación sea incluso mejor que este. Envíe una encuesta posterior al evento para recopilar algunos comentarios de sus invitados. De esa manera sabrá lo que hizo bien y lo que hizo mal.
12. Grabación a pedido
Grabe su evento y publíquelo en línea durante un par de días después del evento. De esa manera, la gente puede mirar hacia atrás y revisar cualquier cosa que se pierda. Además, si la hora y la fecha no se ajustan a las personas, aún pueden comprar un boleto y mirar más tarde.
¿Qué sigue?
Ahora que conoce nuestros 12 consejos principales para eventos virtuales, ¡su asociación está lista! No hay nada que esperar, comience a planificar su primer evento virtual, ¿por qué no nos visita en Remo? Nuestra plataforma de eventos virtuales es perfecta para su próximo evento virtual. Consulte nuestra prueba gratuita o videos tutoriales para obtener más información.
Fuente: 12 Key Elements For Success of Your Virtual Event Association in 2021