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4 ideas para eventos sociales virtuales … ¡y cómo organizarlos!

El compromiso cara a cara siempre será valioso en nuestra cultura y sociedad. Pero hay casos en los que volverse virtual es un aspecto crucial de su estrategia de eventos. Pero, ¿cómo se puede transformar una conferencia de varios días en un evento social virtual, con posibilidades de establecer contactos, sesiones de instrucción y los conocimientos adquiridos de los asistentes?

¿Cómo mantiene a los invitados interesados ​​durante el evento una vez que lo ha hecho?

Un evento social virtual exige el mismo nivel de atención y cuidado que uno físico. Ambos eventos necesitan que promocione el evento con éxito, involucre a sus participantes, cree momentos hermosos y memorables para ellos y demuestre el éxito del evento.

La ubicación y la asistencia en el lugar son las únicas cosas que faltan. Sin embargo, puede crear un evento atractivo que se extienda mucho más allá de la pantalla de una computadora si concibe los eventos sociales virtuales como experiencias de valor agregado impulsadas por la participación en lugar de simples presentaciones o seminarios web únicos.

 

En esta publicación, discutiremos cómo organizar un evento social virtual.

 

Los eventos sociales virtuales se dividen en cuatro tipos de eventos:

1. Seminarios web

 

Estos eventos suelen durar entre 45 y 80 minutos. Los seminarios web permiten a los participantes de todo el mundo escuchar virtualmente y unirse a uno o más presentadores para ofrecer el tema. Las empresas pueden organizar seminarios web gratuitos o cobrar a los invitados por unirse, utilizando sistemas de pago en línea. A menudo emplean capacidades de videoconferencia que permiten preguntas y respuestas, la opción de mostrar video en vivo o pregrabado y la oportunidad de hacer que el evento esté disponible después del evento como bajo demanda.

El tipo de evento ha tenido éxito con una asistencia virtual del cien por ciento debido a su naturaleza de instrucción única. Las capacitaciones internas y externas son ejemplos de esto.

2. Eventos internos híbridos

Las reuniones del ayuntamiento, los inicios de ventas, los eventos de toda la empresa, la capacitación, las reuniones de división y otros eventos se incluyen en esta categoría. Además, las reuniones híbridas internas se utilizan para comunicar un mensaje a toda la empresa cuando no todo el personal está reunido en la misma área para empresas que abarcan naciones, incluso continentes. Si bien lo ideal sería llevar a todos los empleados a la sede de su empresa, sería prohibitivamente costoso y llevaría mucho tiempo programarlo.

 

3. Eventos híbridos externos

 

Estas reuniones son para aquellos que no están afiliados a su empresa. Las conferencias de usuarios y las conferencias de la industria también son posibilidades. Estos eventos necesitan un mayor grado de producción de video para garantizar que los invitados virtuales reciban el mismo nivel de servicio que los asistentes en persona. Los asistentes que no puedan asistir al evento aún pueden participar y aprender en estas actividades. Es un desafío brindar la misma experiencia en eventos híbridos externos, ya que los asistentes en persona pueden establecer contactos de manera más efectiva e interactuar con la información de manera más eficiente que los asistentes virtuales.

 

4. Conferencias virtuales

 

Las conferencias virtuales , como las conferencias en persona, se organizan en torno a una agenda complicada y en vivo que contiene notas clave, sesiones, sesiones temáticas y más. Además, los eventos sociales virtuales pueden incluir información de muchas sesiones, así como funciones de participación de la comunidad. Si bien los eventos sociales virtuales no son tan efectivos como los eventos en persona en la generación de oportunidades de venta y la creación de redes, permiten a los participantes ver las notas clave en tiempo real, crear su horario a partir de información relevante a pedido e interactuar con otros participantes.

Ahora bien, ¿cómo se puede convertir un evento tradicional en una experiencia en línea organizando un evento virtual? Sigue leyendo …

 

La pandemia de coronavirus, sin duda, lo obligará a ajustar la forma en que se comporta en su trabajo y vida personal, pero también le proporcionará una razón para salir de su zona de confort y probar algo nuevo. Aunque la transición de un evento físico a uno digital tiene sus problemas, si se mantiene organizado y se asegura de que sus participantes estén preparados, tiene muchas posibilidades de tener un resultado exitoso.

 

Paso 1.Haz un horario

 

Debido a que los eventos sociales virtuales no permiten que todos estén en la misma sala simultáneamente, la administración es clave para mantener el rumbo. Los participantes pueden estar en la misma página virtual creando un horario para el día, la semana o lo que dure su evento. Un programa de actividades para el día ayuda a establecer expectativas y asegura que las presentaciones y actuaciones se realicen a tiempo. Recuerde incorporar pausas naturales a lo largo del día cuando planifique un programa de eventos sociales virtuales, tal como lo haría al organizar un evento en persona.

 

Paso 2. Envía una notificación que describa las pautas del evento.

 

Si bien la transmisión en vivo de un evento desde el hogar puede parecer menos formal que reunirse en un lugar público, todavía hay reglas de etiqueta y decoro digital a seguir. Asegúrese de que todos sepan cómo silenciar sus micrófonos y turnarse para hablar, principalmente si su evento contiene numerosos oradores o interacciones. Esto evitará que el discurso se superponga o se vuelva incoherente. Un breve correo electrónico que aclare estos principios debería ser suficiente para eliminar interrupciones o malentendidos no deseados.

 

Paso 3. Verifique que todos los participantes tengan el hardware, el software y los enlaces de reuniones necesarios

 

Verificar que cada participante tenga el equipo adecuado y entienda cómo acceder a la reunión es una consideración importante al preparar un evento social virtual. Es casi seguro que los asistentes necesitarán equipos o periféricos específicos para transmitir en tiempo real con una buena conexión. Si no lo hacen, pueden quedar completamente excluidos del evento. Se requiere equipo de conferencias confiable, buenos componentes de hardware y software, además de una conexión segura a Internet. ¿Es posible que los asistentes se unan a la reunión utilizando sus navegadores web, o necesitan instalar un programa o programas en particular antes de que comience la sesión? Hágales saber temprano y dígales qué hacer. Asegúrese de que todas las URL de la reunión, las contraseñas y los procedimientos para conectarse a la reunión se envíen con anticipación.

 

Paso 4. Preparación del evento social virtual de los asistentes

 

Siempre habrá errores de usuario cuando se trate de tecnología. Los eventos sociales virtuales no son todos iguales. Hay muchas herramientas de videoconferencia, así como alternativas de tecnología para eventos disponibles. No dé por sentado el conocimiento digital (o la falta de él) de sus asistentes. Es ideal para producir una guía para los participantes antes del evento que explique cómo llegar al evento, las sesiones y más. Permita que los invitados intenten iniciar sesiones o enviar mensajes antes del inicio del evento. Esto reducirá la tensión de los invitados, reducirá la avalancha de consultas el primer día del evento y creará una mejor experiencia general del evento. Este manual no tiene por qué estar desactualizado. ¿Habrá un anfitrión para su evento? Considere pedirles que hagan un video introductorio que les enseñe a la vez que sea gracioso.

 

Paso 5.Haz uso de gráficos llamativos

 

Los materiales visuales tienen tanto impacto en los eventos sociales virtuales como las partes vocales. Es crucial agregar imágenes que complementen en lugar de restar valor a su presentación o reunión. Junto con el mensaje verbal, considere la posibilidad de utilizar cuadros o gráficos, mapas, infografías o incluso videoclips pertinentes. El material visual debe mantener a su audiencia interesada y escuchando, así que si sus gráficos son interactivos, eso es aún mejor.

Recuerde que algunos de sus participantes serán aprendices visuales a quienes les gusta aprender a través de imágenes, imágenes y colores, mientras que otros preferirán aprender a través del audio. Sin embargo, la comunicación colaborativa beneficia a todos, ya que abre nuevas ideas y aclara técnicas complejas, por lo que, si es posible, solicite la participación y la participación de la audiencia.

 

Conclusión

 

En lugar de cancelar sus eventos, conviértalos en experiencias digitales atractivas. La oportunidad para el intercambio de conocimientos y la interacción cara a cara todavía existe; simplemente se ve un poco diferente en este momento. ¡Prácticamente puedes albergar cualquier evento!

Desde exhibiciones comerciales y conferencias de liderazgo hasta bodas y otros hitos clave. Con la tecnología adecuada y una estrategia reinventada. Por lo tanto, para una experiencia digital fantástica, manténgase organizado, establezca reglas básicas y mantenga sus imágenes. Esperamos que su próximo evento social virtual sea un éxito. Con Remo , seguramente tendrá una experiencia de usuario increíble, Remo tiene funciones integradas para que esto suceda desde el primer clic. Con Remo , puede albergar eventos de todo tipo.

Para conocer las formas de crear una conexión social sólida en línea, consulte este artículo .

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Fuente: 4 Virtual Social Event Ideas… and How to Host Them!