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Cómo planificar el presupuesto y los gastos de un evento híbrido

Con la actual pandemia, los eventos virtuales son imprescindibles. Sin embargo, como la vacuna ya está disponible, los eventos híbridos son una alternativa emocionante. Aunque presupuestar es a menudo una tarea tediosa, nuestra guía de presupuesto para eventos híbridos lo hace fácil. En primer lugar, ¿qué es un evento híbrido? Un emocionante evento alternativo que combina tanto eventos físicos como en línea. Así que sí, ¡tenemos lo mejor de ambos mundos! Echa un vistazo a nuestro artículo que compara los eventos físicos, online e híbridos.

Aquí está nuestra lista de control de presupuesto para el evento híbrido:

Hacer un plan

Antes de empezar es clave dejar claros los objetivos y lo que quieres conseguir con tu evento híbrido. Define tus objetivos y haz una lista de verificación de lo que necesitas hacer. Investiga los eventos pasados y las tendencias actuales del mercado para que tu evento sea un éxito.

Haz una lista de gastos

Incluya cada artículo grande o pequeño para tener una idea de qué gastos son vitales para el presupuesto de su evento híbrido. Céntrate en los gastos que realmente necesitas y piensa en alternativas más baratas. Aquí está nuestra lista principal de gastos generales:

  1. Proveedor de la plataforma

Piensa en las características que necesitas en tu plataforma para llevar a cabo un evento híbrido exitoso. Como se trata de un evento físico y online, puede que necesites un paquete diferente al de los eventos anteriores. Piensa en cuántos invitados asistirán al evento, qué velocidad necesitas y cualquier característica extra. Si hay más gente mirando en línea, puede considerar un paquete más alto en el presupuesto de su evento híbrido.

  1. Lugar de celebración

Necesitará un lugar equipado con tecnología para albergar el evento online y físico. No olvides que necesitarás un proyector, pantallas y equipo de cámaras para televisar el evento. Para ahorrar dinero en su evento busque un lugar que provea el equipo. El lugar de reunión también tendrá que ser lo suficientemente grande para permitir el distanciamiento social.

  1. Equipo

¡Un buen equipo debería ser lo primero en la lista del presupuesto de tu evento híbrido! La buena comunicación entre los equipos físicos y virtuales es crucial para su evento. Un buen equipo es caro pero vale la pena la experiencia. Echa un vistazo a algunas ideas de creación de equipos virtuales para levantar la moral de tu equipo.

  1. Comida y bebida

Dependiendo de la duración y la naturaleza del evento, puede que tenga que proporcionar refrescos. Aunque puedes evitar este costo con los eventos virtuales, es un lindo detalle para los invitados que asisten en persona. No olvides que este gasto también aumentará el número de personal en el presupuesto de tu evento híbrido.

  1. Promoción y marketing

Hacer que la gente conozca su evento es un deber y debe tenerlo en cuenta en su presupuesto. En una buena nota, puedes hacer esto con un presupuesto bajo con el uso de los medios sociales y la publicidad digital. Asegúrate de crear un evento en línea y un comunicado de prensa para generar un zumbido en torno al evento.

  1. Bolsas de regalo

Distribuya bolsas de regalo patrocinadas a los asistentes al evento. El material patrocinado es una buena forma de generar ingresos para el presupuesto del evento híbrido. Los artículos de marca también promocionarán el evento y actuarán como marketing libre. Asegúrense de tener en cuenta el tiempo de sus equipos para preparar y distribuir las bolsas de regalos. Consejo: envíen las golosinas por lo menos una semana antes del evento para crear un rumor y dejar tiempo para cualquier error de entrega.

  1. Envío

El envío puede ser un gran gasto en el presupuesto de su evento híbrido y es algo en lo que tenemos que pensar. Si envías bolsas de regalo o materiales a los invitados en línea, dependiendo del país, puede que tengas que pagar aduanas o impuestos. Necesitas investigar el envío, los impuestos y las aduanas antes de decidir dónde enviar las bolsas de regalos.

Analiza el presupuesto de tu evento post híbrido

Después de su evento, analice sus gastos generales y los de su empresa. Haga una lista de dónde tuvo que ajustar su presupuesto y las razones para ello. Esto te ayudará a ver dónde usaste el dinero y qué gastos generales puedes reducir. Pedir la opinión de los invitados también te ayudará a analizar el presupuesto de tu evento híbrido. Una encuesta posterior al evento proporciona retroalimentación y muestra a los invitados que usted valora su opinión.

Ahora que ya tienes el presupuesto de tu evento híbrido hecho, ¡estás en la parte divertida! Revise nuestro artículo sobre consejos para mejorar su evento virtual para hacer su evento aún más especial. Remo crea un espacio íntimo para que los invitados intercambien ideas y participen en su evento virtual. Si buscas maximizar la experiencia del evento virtual, ¡no busques más! Pruebe Remo ahora gratis o reserve una visita guiada.

Fuente: How To Plan For a Hybrid Event Budget and Expenses

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