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Cómo aumentar la participación de la audiencia en su próximo evento híbrido

Dado que los eventos híbridos son la última tendencia, la participación en eventos híbridos es un desafío. Sin embargo, ¡no te preocupes! Tenemos una guía completa sobre cómo aumentar la participación de la audiencia en su evento híbrido.

Impulsar la participación de la audiencia para su audiencia en persona y virtual requiere una planificación clara. Sin embargo, puede beneficiarse como planificador de eventos al interactuar con su audiencia digital y en vivo. Si está buscando algunos beneficios de eventos híbridos para 2021 , lo tenemos cubierto.

La participación de los asistentes es posible con la planificación estratégica. Alinear la misión de su evento con las necesidades de su audiencia debe ser la máxima prioridad. Una encuesta mostró que el 73% de los planificadores de eventos realizarán un evento híbrido en 2021 . Por lo tanto, necesitan lograr una participación correcta en el evento híbrido. La planificación y la organización son el camino hacia la participación exitosa de la audiencia.

Lo primero es lo primero, debe realizar una investigación de audiencia para comprender a la audiencia. Después de todo, ¿cómo puede interactuar con su audiencia si no los comprende ? Como dijo Albert Einstein: “Cualquier tonto puede saberlo. El punto es entender «. Esa declaración sigue siendo relevante en estos días y es útil para los planificadores de eventos híbridos.

Esquema de los objetivos de participación en eventos híbridos

En primer lugar, explore los objetivos de su evento y cualquier plan estratégico para su organización. Analice su evento híbrido para identificar puntos de contacto para la participación de la audiencia. Luego, describa cómo esos puntos de contacto pueden alinearse con esos objetivos. Esté atento a cualquier momento en el que su audiencia quiera comunicarse, por ejemplo:

  • Antes, durante y después de los eventos
  • Durante los descansos
  • En eventos de networking
  • Durante los juegos

Identifica tu audiencia

  • Conocer la demografía de su audiencia es clave para la participación en eventos híbridos. La información a tener en cuenta incluye edad, sexo, puesto de trabajo y tamaño de la organización.
  • Analizar a su audiencia le ayudará a descubrir información útil. Por ejemplo, identificar los puntos débiles comunes entre su empresa y la audiencia.

Comprenda las necesidades de su audiencia

¿Conoce a su audiencia? Debe averiguar cómo pueden y quieren participar en su evento híbrido. Es la regla de oro de la participación eficiente en eventos híbridos. Por ejemplo, si los invitados necesitan una inducción para una plataforma de eventos virtuales. Además, ¿están dispuestos a viajar para estar allí en persona? Comprenda cómo les gusta aprender, cómo les gusta conectarse en red y qué entretenimiento disfrutan. Hemos descrito algunos consejos sobre cómo crear una estrategia híbrida de participación en eventos.

Envíe una encuesta previa al evento a los asistentes

Para identificar lo que su audiencia quiere saber de antemano, envíe una encuesta a los invitados por correo electrónico. Haga preguntas interesantes que lo ayudarán a alinear su evento con sus necesidades. Si necesita inspiración, SurveyMonkey elaboró ​​la guía completa de encuestas de eventos . La preparación para una excelente participación en un evento híbrido comienza antes de que comience el evento.

Asignar moderadores de eventos para asegurar la comunicación

Los anfitriones delegados flotarán por el piso de la exposición física y el piso virtual. Estos moderadores deben fomentar la discusión dentro de varios grupos. Envíe documentos de capacitación a los moderadores con anticipación para mantenerlos al tanto. En el documento, asegúrese de incluir preguntas para los invitados e información del evento. El moderador será la clave para su plan de participación en eventos híbridos.

Gamificación

Organizar algunos juegos en su evento híbrido es una forma emocionante de involucrar a invitados virtuales y en persona. La gamificación es una forma divertida de involucrar a los asistentes dentro y fuera de línea. Incluso puede albergar un juego entre el público físico y el virtual. Puede ejecutar una búsqueda del tesoro, ocultando elementos tanto digital como físicamente.

Fomentar el compromiso entre audiencias virtuales y en vivo

El principal desafío de la planificación de eventos híbridos es conectar audiencias virtuales y en persona. Sin embargo, puede promover la interacción entre los dos. Además, asegúrese de que el contenido sea adecuado para audiencias virtuales. Además, tenga grupos pequeños de invitados virtuales y en vivo para impulsar la participación en eventos híbridos. Después de todo, podemos comunicarnos cara a cara o mediante conferencias virtuales. Entonces, ¿por qué no mezclar los dos? Los grupos más pequeños brindan a los invitados la oportunidad de participar en el intercambio de conocimientos y la creación de redes.

Los eventos híbridos representan un desafío, pero también brindan una oportunidad para la innovación. La participación de la audiencia es una prioridad máxima, tanto virtual como física. Recuerde que sus invitados esperan el factor sorpresa en el evento. Por lo tanto, haz que se sientan valorados invirtiendo en iniciativas de participación. Si sigue nuestros consejos, no tiene que preocuparse por su plan híbrido de participación en eventos.

Ahora que tiene su estrategia híbrida de participación en eventos, ¡puede organizar patrocinios! Consulte nuestro artículo sobre cómo maximizar sus patrocinios de eventos híbridos .

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Fuente: How To Increase Audience Engagement At Your Upcoming Hybrid Event