¿Organiza un evento híbrido para su asociación? 5 cosas a considerar

¿Qué es un evento híbrido?

La pista está en el nombre: es una combinación de eventos físicos y virtuales. Una combinación de contenido en línea y mundo físico que ofrece al menos algo para todos. Ahora que tenemos una vacuna para COVID-19, los eventos híbridos son una posibilidad. ¡El mundo es tu ostra con los eventos híbridos a la cabeza! ¡Es hora de descubrir cómo realizar un evento híbrido exitoso!

Los 5 mejores consejos para eventos híbridos de asociaciones

1. Plataforma de eventos virtuales

Encontrar una plataforma virtual es tan importante como encontrar un lugar para un evento físico. Si su plataforma no es fácil de usar, sus invitados no podrán interactuar. No todas las plataformas de eventos virtuales ofrecen las mismas funciones. Aquí hay algunas preguntas para hacer:

• ¿Cuántas personas aloja la plataforma?
• ¿Puedo transmitir en vivo mi evento?
• ¿Qué características interactivas tiene la plataforma?
• ¿Qué nivel de personalización ofrece la plataforma?
• ¿Las plataformas de eventos virtuales transmiten en vivo el evento híbrido en línea?

Asegúrese de que la plataforma de eventos híbrida de su asociación tenga una prueba gratuita. Si tiene una prueba gratuita, puede experimentar y probar con la plataforma y ver si funciona para su asociación.

2. Ubicación geográfica

La ubicación física de su evento híbrido es clave para su asociación. Necesitas impresionar a tu audiencia física.

Puede utilizar su ubicación como estrategia de marketing para su evento publicando fragmentos del evento en línea. El uso de canales de redes sociales o la promoción en el sitio web o blog de su empresa es muy útil. Hacer esto entusiasmará a sus invitados virtuales y los alentará a asistir al evento físicamente en lugar de solo en línea.

Su asociación también debe ser práctica sobre la ubicación de su evento híbrido. Necesitará un lugar que pueda transmitir el evento en línea. Algunas cosas que debe buscar son:

• Una buena conexión WIFI
• Un proyector
• En algún lugar para que los oradores físicos presenten
• Cables para que los invitados físicos utilicen sus dispositivos
• Un buen sistema de altavoces

Puede traer algunos de estos equipos con usted si no está en el lugar. Pero sería mejor para su evento híbrido de asociación tener el equipo suministrado.

3. Formule un presupuesto

Debe incluir esto en el presupuesto de su evento híbrido para realizar un seguimiento de la logística de su evento. Los eventos híbridos pueden ser costosos, ya que debe pagar para ejecutar el evento físicamente y en línea al mismo tiempo.

Para generar más ingresos, puede cobrar eventos virtuales por invitado vendiendo boletos. También puede vender contenido premium grabado del evento para sus invitados después del evento. Algunos gastos adicionales incluyen:

• Plataforma de eventos virtuales
• Equipo experimentado
• Marketing para el evento virtual

4. Seleccione sus oradores invitados

¿Alguna vez ha soñado con tener un orador en su evento pero no pudo conseguirlo? Su asociación puede seleccionar un orador físico según la ubicación de su evento, pero sus oradores virtuales pueden ser de cualquier parte del mundo.

Elija un orador que entusiasme a sus invitados y atraiga a nuevas personas para que se registren en el evento. ¡Asegúrese de que su orador se sienta cómodo con la plataforma del evento antes del evento!

5. Muestre a sus invitados que le importa

Las asociaciones quieren que los invitados se registren después del evento híbrido. Ya sea una suscripción, una prueba gratuita o actualizaciones de su producto o servicio, sus invitados se preocupan por lo que sucede con su empresa. No hay mejor manera de atraer miembros que mostrarles a los invitados que te preocupas.

Antes del evento, envíe una lista de preguntas frecuentes para la plataforma de eventos virtuales para asegurarse de que puedan usarla. Durante el evento contará con soporte técnico disponible tanto para invitados virtuales como físicos.

Finalmente, una vez finalizado el evento, realice un seguimiento con una encuesta. Si les pides comentarios a tus invitados, demuestras que valoras su opinión. Además, los comentarios te ayudarán a mejorar tu próximo evento.

¿Que sigue?

Ahora que su asociación conoce nuestros mejores consejos para eventos híbridos, está listo para su primer evento. Como mencionamos, la plataforma de eventos virtuales perfecta es clave para su evento híbrido. Remo es una plataforma de eventos virtuales ideal para el evento híbrido de tu asociación. Echa un vistazo a nuestra prueba gratuita de 14 días para probar , no tienes nada que perder. También tenemos videos tutoriales paso a paso que te ayudarán con nuestra plataforma.  O pida una demostración gratuita en Español de la plataforma.